El Informe de Incidencias del servicio o parte diario

A ver compis, ya se ,ya se ,que todos sabeis que son los informes del servicio, faltaria plus, como no vais a saber algo tan simple como eso, eso lo sabe cualquier vigilante o profesional de la seguridad privada sea del ambito que sea, pertenezca a la guarderia rural o a la vigilancia, pertenezca a transporte de fondos o explosivos, sea detective o jefe de seguridad, el caso es que todos los que estamos en este gremio sabemos hacer un informe.

Entonces si ya damos por hecho que lo sabemos hacer , para que pierdo el tiempo escribiendo este articulo al respecto?, no seria mejor escribir otro y dejarme de puntualizaciones teniendo en cuenta que todos sabemos este tema y lo hacemos megachupi?, la respuesta es no, seguire con el articulo porque demostrare que no lo hacemos tan bien , al menos algunos vigilantes y un servidor mismo por el motivo que expondre a continuacion.

Vamos a ver primero como si fueramos todos nuevos que es y para que sirve un informe de servicios :

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El informe de incidencias es un documento que debe utilizar el Vigilante de Seguridad para relatar de forma más extensa algo que ha ocurrido durante la prestación del servicio y de lo que tiene que dar comunicación a sus superiores en la empresa y al propio cliente,donde se reflejarian acciones y detalles que en el informe diario del servicio no saldrian, aunque tambien podria estar todo reflejado en unico informe sin mayor problema.

El redactado del mismo debe estar hecho de forma muy clara , sin tachaduras y dejando claro todos los conceptos que alli se anoten, a que hora fue, quien fue, como fue etc, intentando dejar de lado temas subjetivos ya que un informe debe ser muy objetivo y claro por si se tiene que usar en un juzgado .

Dicho informe siempre se hara como minimo por duplicado pero esto es un tema que no decidimos nosotros sino empresa y cliente .

En los informes acostumbraremos a poner bien claro nuestro nombre, referencia del servicio , hora de inicio, que medios materiales son los usados para el mismo y si nos lo entrega el relevo en buen estado, pueden ser walkys, pueden ser telefonos, equipos informaticos, linternas, el arma si es con arma ,llaves etc, todo esto debera estar reflejado en el informe diario o de servicio.

Anotaremos en primer lugar el inicio de servicio y si estamos conforme con todo el material que nos entrega el relevo en caso de tenerlo, pondremos la hora de inicio y tambien que hemos recibido todas las novedades del relevo, que en caso de no darnoslas

deberemos preguntarselas y antes que se vaya el relevo leer su parte por si deja de comunicarnos algo que creamos importante, porque al contrario de lo que piensan muchos vvss, el parte del relevo siempre hay que leerlo, siempre, he dicho siempre , pues eso.

y basicamente si queremos evitarnos problemas.

Segun vaya transcurriendo el servicio recomiendo llevar una libreta pequeña o grande en funcion del servicio, eso lo sabe cada uno , e ir anotando en ella todo lo que vaya saliendo a modo de incidencias o simplemente porque queramos dejar reflejado nuestras acciones dentro del servicio, nuestra actividad.

Si realizamos rondas, si mientras realizamos alguna ronda vemos algo que nos llama la atencion o viene alguna visita tanto autorizada como no , si vemos objetos rotos del mobiliario del edificio donde estemos o parque o lugar que sea etc, todo quedara anotado.

Si estamos en un Super o Hotel y hay algun hurto, pelea, falta de respeto , cualquier cosa anotarla como si fueramos un notario que anota todo lo que ve pero con la salvedad que actuamos en consecuencia segun sea la incidencia.

La letra del parte de incidencias debe ser bien clara,(Prometo enmendarme y aplicarme el cuento jejeje),basicamente porque lo pueden leer muchas personas y no solo tu mismo, si puede ser con letra mayuscula, (tambien me voy a aplicar el cuento ), lo prometo, es un documento confidencial que solo puede leer o ver el personal autorizado, normalmente dariamos las dos copias a nuestros superiores y ellos ya se encargarian de quue llegue una copia al responsable de la seguridad del cliente que sea,, osea que no vale mostrarselo a ninguna encargada ni cajera de supermercados, ni al que entra a tomar cafe en la garita que estemos ni a la señora de la limpieza con todos mis respetos, a nadie que no este autorizado, es un documento confidencial a todas luces como ya he expuesto anteriormente, tampoco debemos hablar del tema con nadie ni dar explicaciones sobre lo que hemos o no hemos expuesto ya que es nuestro parte diario o de incidencias donde reflejamos nuestro desarrollo del servicio con todas sus incidencias o temas importantes a tratar o apuntar.

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Si el parte diario no fuera un documento importante no se haria y punto.

En algunos servicios el parte diario o el de incidencias se hace por medios telematicos y una vez finalizado el mismo se envia al responsable o responsables autorizados, pues pueden ser varios  por correo , por lo que el responsable en casa del cliente puede tener la informacion inmediatamente asi como nuestra empresa, algo que tambien se agradece.

Al final del servicio se empieza a mirar en las anotaciones que hayamos hecho y realizamos el parte de trabajo e incidencias como he dicho, porque el parte deberemos hacerlo siempre al final y no valen esos partes que ponen …. Inicio Servicio —Finalizo sin novedad, en todos los servicios pasan cosas y hay cosas para anotar , otra cosa es si las queremos ver o le damos la importancia que se merecen porque si nos salta una alarma por un pajaro es importante anotarla, o si encontramos la valla medio rota o si vemos el cable de cobre en posiciones cercanas a la puerta principal como ejemplo , todo es importante si estamos atentos.

Para acabar, algo que no gustara a todos los vvss, comentar que segun hagamos nuestro parte diario o de incidencias aunque los dos documentos puedan ser cosas diferentes van directamente relacionados, como decia, segun como realicemos dicho parte diario demostraremos segun escribamos nuestra actitud de apatia , desidia o interes en el servicio, tenerlo en cuenta porque tanto empresa como cliente se fijan mucho en estas cosas, es solo por avisar de algo que todos sabemos pero que parece que lo olvidemos facilmente.

 

Buen servicio compañeros.

Articulo escrito por Jose Martin Sosa para   El Blog de la Seguridad

2016-05-04-18-20-16

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